Adoro perguntar às pessoas como elas usam o e-mail do escritório, nem que seja para entender melhor a diferença entre como o e-mail foi projetado para ser usado, como é usado com mais eficiência e como as pessoas realmente o usam.

Quando perguntadas, muitas pessoas resumem orgulhosamente suas técnicas de gerenciamento de e-mail da seguinte maneira: “Minha caixa de entrada de e-mail é minha lista de tarefas!”

Eles geralmente acham que isso é um sistema engenhoso, mas me faz estremecer. Eu recuo horrorizada quando ouço esta declaração bem intencionada, mas no final das contas ruinosa. (Minha reação física, eu aprendi, não é ideal se eu pretendo continuar a conversa.)

Organize-se O objetivo deste artigo é convencê-lo de que sua caixa de entrada de e-mail não deve ser sua lista de tarefas a fazer. Existem maneiras melhores e mais eficientes de usar o email – ou melhor, pensar em email.

Espero que este artigo o convença a mudar seus caminhos.

O que é e-mail para?

“E-mail” não é mais um nome descritivo preciso para os aplicativos e serviços de software que usamos para enviar e-mails. Eles fazem muito mais que isso. Com todos os recursos e funções do e-mail – a capacidade de enviar anexos (mudanças de vida!), Catálogos de endereços, agendamento e lembretes, calendários públicos e privados – é uma maravilha ainda chamarmos de “e-mail”.

Para comunicação entre organizações, o email funciona de maneira brilhante. Você tem uma lista de conversas em papel, todas com data e hora, entregues quase instantaneamente e com segurança. O e-mail permite que você lide com o trabalho no seu próprio ritmo, priorizando as respostas como achar melhor.

No entanto, para comunicações dentro da organização (ou seja, dentro da sua organização), o e-mail pode estar terrivelmente desatualizado e até mesmo a caminho do necrotério. Agora, temos uma variedade maior de ferramentas que nos ajudam a atingir as mesmas metas finais, mas de maneiras mais eficientes e úteis. Aplicativos de mensagens instantâneas, redes sociais de negócios e portais de gerenciamento de projetos (como o Basecamp) são alguns exemplos. Algumas pessoas esquecem que os telefones e os encontros cara-a-cara são frequentemente os melhores meios de comunicação para certas tarefas também.

E-mail certamente tem seu lugar, mas muitas pessoas o usam para realizar tarefas que se beneficiariam de uma solução diferente. E-mail deve ser usado para comunicação que exige uma trilha de papel, especialmente mensagens entre organizações. Os aplicativos e recursos do email, como calendários e agendamento, devem ser usados ​​da forma pretendida. Se você quiser manter sua lista de tarefas em seu programa de e-mail, provavelmente há uma ferramenta para isso (no Outlook, por exemplo, ela é chamada de Tarefas). Mas a caixa de entrada não foi projetada para informar quais tarefas você precisa realizar no dia a dia. Aqui estão algumas razões:

Razões que sua caixa de entrada não deve ser sua lista de tarefas pendentes

1. Nenhum controle sobre os itens recebidos.
Uma lista de tarefas contém apenas os itens que você coloca nela. Sua caixa de entrada, por outro lado, é como um bico sem torneira. Você não tem controle sobre os itens recebidos, exceto para considerá-los um por um e excluí-los – uma maneira altamente ineficaz de cultivar uma lista de tarefas. As mensagens aparecem a todas as horas do dia. Eles podem vir de qualquer pessoa sem considerar a hierarquia que pode determinar sua lista de tarefas reais. E mais provável do que não, apenas uma fração deles irá refletir o que você precisa para fazer.

2. Tarefas mal nomeadas.
Para a pequena parte do material da caixa de entrada que realmente reflete as coisas que devem estar na sua lista de tarefas, pergunte-se: a linha de assunto descreve com precisão o que você precisa fazer? Em muitos casos, outras pessoas compuseram a linha de assunto, o que pode não refletir a mensagem em si, muito menos a parte da mensagem que pertence a você. Com uma lista de tarefas adequada, você usa seu próprio idioma para obter informações importantes rapidamente. Uma lista de tarefas bem escrita é aquela que você pode escanear em um segundo ou dois e saber exatamente o que precisa ser feito. Só você pode escrever de uma maneira que comunique informações para você mesmo rapidamente.

3. Demasiado longo
Eu sei que acabei de afirmar este ponto, mas vale a pena repetir: Uma lista de tarefas bem escrita é uma que você pode escanear em um segundo ou dois e saber exatamente o que precisa ser feito. Eu apostaria $ 50 que eu não poderia encontrar uma única pessoa no PCMag com uma caixa de entrada de e-mail que pudesse transmitir informações em um piscar de olhos.

Não se engane. Todos nós mantemos mensagens em nossa caixa de entrada que nos lembram das tarefas que gostaríamos de concluir, mas não. E tudo bem. Mas esses itens não pertencem a uma lista de tarefas.

4. Falta de ferramentas para priorizar e definir prazos.
Pontos de exclamação vermelhos, sinalizadores, estrelas, bolhas de cores – os programas de e-mail geralmente fornecem várias ferramentas para marcar mensagens importantes. Em alguns aplicativos, você pode até associar uma data de “responder por”, como hoje, amanhã ou vagamente “esta semana”. Use esses recursos para lembrar-se de se comunicar com as pessoas, mas não como marcadores de prioridade ou datas de vencimento firmes para tarefas específicas. Como mencionado, as linhas de assunto nunca informam consistentemente o que você precisa fazer, e a adição de sinalizadores não fornece as mesmas informações valiosas encontradas em uma lista de tarefas pendentes. Uma boa lista de tarefas organiza tarefas por prioridade e usa prazos.

5. Impede que o seu email seja um email.
Espero ter convencido você de que tentar ajustar sua caixa de entrada para funcionar como uma lista de tarefas resulta em uma lista de tarefas muito ruim. Adivinha? Ele também cria uma caixa de entrada muito ruim, então agora você tem duas ineficiências! Se você tentar manipular sua caixa de entrada para duplicar como sua lista de tarefas, isso o deixará alternar entre as operações. Veja como isso pode acontecer: Classifique a caixa de entrada de uma maneira de encontrar os itens de alta prioridade a fazer; detectar um novo fluxo de mensagens; seja interrompido; recorrer à caixa de entrada; verifique o novo e-mail; decida que não é aplicável a você; Recorra novamente por bandeiras ou estrelas; tente lembrar onde você estava com a lista de coisas a fazer …

Lembre-se, se o seu programa de e-mail tiver um aplicativo ou recurso interno para listas de tarefas, você poderá usá-lo!

E-mail é E-mail
Mantenha sua caixa de entrada de e-mail como uma caixa de entrada de e-mail, e não uma lista de tarefas, e você será muito mais eficiente. As chances são de que sua vida profissional se torne um pouco mais feliz também.

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