E-mail é um dos tipos de software mais utilizados e, no entanto, pode nos fazer sentir como se estivéssemos lutando para manter nossas cabeças acima da água. As suas páginas da caixa de entrada são longas? Você começa todos os dias lendo e-mails, pensando em responder aos mais importantes, apenas para olhar para cima e perceber que uma hora já passou despercebida? Você está ficando sem espaço permitido a cada poucos dias?

Com alguns truques organizacionais muito simples, você pode ser mais eficiente com o e-mail. Algumas dessas dicas utilizam funções encontradas na maioria dos programas de e-mail, mas muitas delas são maneiras de alterar seus próprios hábitos para afetar o fluxo de trabalho de e-mail. Eles reestruturam o modo como você usa diferentes funções de e-mail, adicionando um pouco de previsão para que, quando chega a hora de excluir e arquivar mensagens, você já tenha feito muito do trabalho pesado.

Organize-se

Deixe-me compartilhar com você algumas das minhas dicas de e-mail favoritas. Tentei explicá-las de uma forma que se aplicará à maioria das pessoas, mas lembre-se de que o modo como você usa o e-mail pode diferir de como outras pessoas o usam. Meu fluxo de trabalho pode não corresponder exatamente ao seu. E esse é o ponto. Existem provavelmente atalhos e eficiências que encontrei devido ao meu fluxo de trabalho que você talvez nunca tenha descoberto na sua, mesmo que sejam totalmente aplicáveis. Na mesma linha, por favor poste suas dicas, também, no final do artigo nos comentários. Há muito que podemos aprender um com o outro.

1. Apagar primeiro. 
Quando abro minha caixa de entrada todos os dias, a primeira coisa que faço é apagar mensagens desnecessárias, sem abri-las. Eu faço este passo antes mesmo de abrir e ler mensagens de alta prioridade. A maioria das mensagens que eu tiro são auto-alertas, e posso dizer a partir da linha de assunto se eles exigem ação – geralmente, eles não exigem. Lembre-se de que mover mensagens para a lixeira não as elimina imediatamente. Se você perceber no final do dia que precisava de uma mensagem, ainda poderá recuperá-la, desde que não tenha esvaziado a lixeira ainda.

Provavelmente, o pior hábito que tenho visto em usuários de e-mail é que eles se prendem a mensagens que eles acham que vão agir, mas nunca fazem (mais sobre isso em um determinado momento). Se você conseguir identificar até dez por cento do seu e-mail recebido como “muito provável que não exija ação”, para que você possa excluí-lo sem abrir nenhuma das mensagens, estará em melhor forma para começar seu dia produtivamente.

2. Escreva brevemente. 
Ao escrever e-mails, diga o que você quer dizer, seja claro e use o mínimo de palavras possível. Existem algumas situações que exigem frases completas e aderência à linguagem formal, mas estou convencido de que os fragmentos são extremamente úteis na maioria das outras comunicações por e-mail. Certamente, às vezes, você quer ser altamente detalhado para aproveitar o aspecto do e-mail: há um registro de tudo. Mas use linguagem concisa, clara e direta quando puder.

Ao tentar ser concisa, o tom pode ser problemático. Para evitar soar hostil, use “palavras de cobertura” para suavizar comentários fortes. Por exemplo, em vez de “Esses relatórios estão errados”, tente “Esses relatórios podem estar errados” ou “Acho que esses são os relatórios errados”.

3. Reutilize as mensagens enviadas. 
Se houver certas mensagens que você envia repetidamente, como confirmações ou mensagens de aprovação para uma tarefa repetida, reutilize uma mensagem enviada do último email desse tipo. Retire o “Re:” na linha de assunto, atualize os detalhes, se necessário, e envie. Por que fazer a mesma tarefa repetidamente?

4. Reutilizar linhas de assunto. 
Reutilizar mensagens enviadas aumenta sua eficiência minimizando a gravação. Reutilizar linhas de assunto, um truque relacionado, permite que você exclua ou arquive mensagens antigas com mais facilidade e rapidez. Eu vou explicar porque na ponta não.

caixa de entrada

5. Use grupos. 
Se você enviar o mesmo grupo de pessoas repetidamente, configure um grupo ou alias de e-mail. No Outlook, é chamado de lista de distribuição. Você não só economizará tempo ao não precisar digitar o nome de cada pessoa quando enviar o grupo ao correio, mas também se preparará para táticas fáceis de exclusão, como explicado na próxima seção.

6. Classificar para excluir.
Os limites de dados podem surpreender ninguém, mesmo pessoas altamente organizadas, sem aviso prévio. Quando for a hora de excluir, comece classificando suas mensagens enviadas por tamanho de arquivo ou anexo. Muitas vezes você pode dizer de relance que será mais eficaz. Exclua o que você não precisa das duas camadas principais (as duas camadas superiores do Outlook são “muito grandes” e “grandes”). A razão pela qual eu defendo a exclusão de e-mails enviados é a probabilidade de você ter anexos salvos localmente e as informações sobre as mensagens também são salvas localmente ou na sua cabeça.

Outro grupo de mensagens para excluir em um aperto é mensagens de rotina, em particular aquelas que você reutilizou, ou que têm a mesma linha de assunto, ou que são enviadas para um grupo específico. Ordene o seu e-mail enviado por assunto ou o campo “Para”, e você pode derrubá-los na lixeira de uma só vez. Ao classificar por linha de assunto, mantenha os dois ou três mais recentes para poder continuar a reutilizá-los.

7. Desligue as notificações.
Um alerta aparece toda vez que você recebe uma nova mensagem recebida? Somente nos casos mais raros esse recurso é útil. Se alertas instantâneos são pertinentes ao seu trabalho (e você saberá se eles são), deixe-os em paz. Todos os outros, no entanto: desligue-os permanentemente. Alertas de e-mail são altamente perturbadores.

8. Feche o e-mail quando precisar se concentrar.
Feche seu aplicativo de e-mail ou desconecte-se do webmail quando precisar fazer um trabalho que requer foco real por pelo menos 30 minutos. “Impensável!” você protesta. Tente. Quando um programa de e-mail é aberto, é tentador verificar periodicamente (ou obsessivamente) por novos e-mails. Fechar o programa elimina totalmente a tentação.

9. Use respostas automáticas para mais do que apenas mensagens de ausência temporária.
Se você sinceramente se preocupa que alguém tentará contatá-lo com um assunto urgente no intervalo de tempo em que você terá seu e-mail desativado, configure uma mensagem de ausência ou de resposta automática que diga: “Se esse for um problema altamente urgente, por favor, me ligue … “e dar o seu número de telefone ou o número do seu assistente. Você pode até mesmo configurar uma resposta automática que só vai para funcionários internos.

10. Apague! Ou, no mínimo, arquive mensagens em pastas.
Saiba quando deixar ir. Deixe de lado suas boas intenções e não fique preso a mensagens nas quais você provavelmente não agirá. Deixando mensagens sem importância em sua caixa de entrada é altamente improdutivo, distrair e só lembra do que você gostaria de fazer em um mundo perfeito, mas não pode.

Se a exclusão parecer muito grave, configure pastas (gosto de nomear minhas pastas por ano e mês; consulte “Usando pastas para organizar sua área de trabalho” para obter uma explicação) e retire os e-mails de “boas intenções” da sua caixa de entrada. Eu prometo a você, eles não estão fazendo nenhum favor de estar na frente e no centro.

11. Esvazie seu lixo por último.
Esvazie o lixo todos os dias ou uma vez por semana e sempre no final do dia. Existe o perigo de eliminar o seu lixo com demasiada frequência. Resgatei muitas mensagens da lixeira, mas quase sempre no mesmo dia em que a coloquei lá. Dumping the bin uma vez por dia, no final do dia, está bem. Você pode fazer isso uma vez por semana, se preferir, desde que se lembre de fazê-lo. A maioria dos programas de e-mail, incluindo o Microsoft Outlook, tem uma configuração para despejar automaticamente a lixeira sempre que você sair do aplicativo. Se você nunca se lembra de descartar a lixeira, recomendo ativar esse recurso.