Como empreendedor, como você pode ser produtivo e garantir que está se concentrando nas áreas certas? Todo empreendedor é um self-starter; tende a vir com o território. Ser um empreendedor também significa que você não tem necessariamente um manual diário para seguir. Muitos empreendedores estão inovando e aprendendo por meio de tentativa e erro. Pode ser assustador e até um pouco assustador determinar onde concentrar sua energia em um determinado dia. Você deve ter sua equipe passando o dia criando uma estratégia de marketing para esse novo produto ou entrando em contato com os clientes para obter feedback sobre um produto existente? Pode parecer que nunca há tempo suficiente para atender a todas as demandas do negócio.

Uma ferramenta que muitos empreendedores usam para se organizar e melhorar o foco é criar uma lista de tarefas. Isso pode ser uma ferramenta muito útil. Infelizmente, na minha opinião, cerca de 85% da população está usando a lista de tarefas de uma maneira completamente ineficaz. Aqui está o porquê: a maioria das pessoas está usando sua lista de tarefas como uma medida de autoestima… e isso é um grande erro.

Maiores erros com uma lista de tarefas:

1. Não confunda qualidade com quantidade. Muitas pessoas associam erroneamente a autoestima com a verificação de itens da lista de tarefas pendentes. Se eu conseguir completar muitas coisas em um dia, isso deve significar que fiz um bom trabalho e, portanto, sou uma pessoa boa o suficiente. Certo? Nós todos queremos validação. Aqui está o problema com isso – significa que você provavelmente desperdiçará seu tempo com tarefas de baixo impacto, fáceis de concluir, apenas para se sentir bem com o que você realizou. Quantos de vocês gastaram tempo em algo que foi fácil e rápido, mas não muito estratégico? Foi porque você estava evitando a coisa mais difícil e impactante? Perdemos tempo em tarefas domésticas e tarefas apenas para ter uma sensação de realização. Com o tempo, isso nos torna muito menos eficientes em nosso trabalho. Pessoas verdadeiramente bem-sucedidas encontram uma maneira de terceirizar muitas dessas tarefas menos estratégicas

2. Usando a lista de tarefas como uma forma de tortura. Você tem uma tendência a criar uma lista de tarefas muito longa que você nunca pode concluir em um único dia? Você se sente mal por nunca chegar a tudo em sua lista? Se assim for, você está se preparando para falhar. Muitos de nós fazem isso por hábito, e é um hábito importante para quebrar. Aqui está o acordo com essa auto-flagelação subconsciente: desperdiça uma tonelada de energia. Toda vez que você pensa em uma tarefa em sua lista de tarefas que não foi realizada, ela drena sua energia. Então, se você tem uma lista com 20 itens, e gasta alguns minutos a cada hora se estressando sobre como você não atacou o item #19, você está usando uma quantidade incrível de energia e energia mental, apenas mantendo o controle, e sentindo-se mal com todas as coisas que você não fez. Esse padrão de pensamento negativo tende a retê-lo e torná-lo muito menos produtivo. Além disso, geralmente parece ruim. Então, vamos concordar em acabar com isso.

O segredo para uma lista de sucesso.

Aqui estão alguns passos diretos e fáceis de seguir para criar uma poderosa e produtiva lista de tarefas diárias:

1. Mantenha simples. Sua lista de tarefas não deve ter mais do que três coisas para um determinado dia. Algumas das pessoas mais bem-sucedidas que conheço só permitem um item na sua lista de tarefas todos os dias. É aqui que a mantemos na estrada em foco e priorização. Se você pudesse fazer apenas uma coisa hoje para impulsionar sua empresa, o que seria essa coisa? Torne este o item número 1 na sua lista de tarefas.

2. Escreva sua lista de tarefas na noite anterior. Isso ajuda você a começar o dia com clareza. Você sabe exatamente qual item você precisa completar até as 10h da manhã seguinte.

3. Combater o primeiro item em sua lista primeira coisa na parte da manhã quando você está fresco. Agora que você efetivamente priorizou sua lista de tarefas, você precisa concluir a tarefa mais importante e mais importante antes de passar para outra tarefa. É importante ser proativo ao invés de reativo. Você precisa fazer de si mesmo e de seus objetivos uma prioridade. Isso começa por concluir sua ação estratégica de primeiro nível, PRIMEIRO, antes de verificar seu e-mail ou responder a telefonemas ou outras solicitações. Pessoas e tecnologia estarão sempre lá para distraí-lo. Em um estudo Descobri que os CEOs da Fortune 500 tinham em média apenas vinte e oito minutos produtivos ininterruptos por dia! Para ser realmente bem sucedido, você deve ser capaz de estabelecer limites e fazer de seus maiores objetivos estratégicos sua prioridade diária.

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4. Se você tiver dificuldade em limitar sua lista de tarefas a um máximo de três itens, ou se sua mente continuar vagando pensando em todas as outras coisas que você “precisa fazer”, eu recomendo fazer um dump mental. Tome cinco minutos, não mais, e anote todas as coisas que você pode pensar que você precisa fazer na próxima semana. Isso pode ser pessoal ou profissional. Anote tudo só para tirá-lo da sua cabeça. Em seguida, coloque essa lista fora. Esta não é sua lista de tarefas. Este é um despejo de dados, um lançamento psíquico. Sua lista de tarefas é a lista dos seus 1-3 itens mais importantes que você criou na noite anterior. Concentre-se novamente nessa lista depois de fazer a sua mente desistir colocando a lista de despejo mental em uma gaveta e esquecendo-a. Se você não está agindo, se preocupar é desperdiçar sua energia.

5. Às vezes pequeno é grande. Seja estratégico sobre sua energia. Ocasionalmente, uma tarefa pequena e informal que não é altamente estratégica começará a ocupar uma incrível quantidade de espaço mental. Talvez você não tenha colocado esse item em sua lista de tarefas, porque não é uma das três tarefas mais importantes para impulsionar sua empresa, mas com o tempo, você se percebe pensando nessa coisa pequena e chata porque está realmente incomodando. Talvez seja aquela mancha em seu carpete em casa, limpando sua mesa, fazendo essa análise de ROI, ou comprando aquele presente de casamento atrasado para um amigo. Às vezes, um pequeno To Do se torna uma enorme energia, porque nós o descartamos por tanto tempo que realmente nos incomoda. Nesse caso, É uma das três coisas mais importantes para você fazer naquele dia, porque liberar toda a ansiedade que você acumulou fará você avançar mais do que qualquer outra coisa. Pergunte a si mesmo agora – você está evitando fazer uma tarefa com menos energia do que gastando com a evitação? Existe algo que você está procrastinando que liberaria muita energia se você fosse e fizesse isso? Se assim for, coloque esse item em sua lista de tarefas para amanhã. E faça isso. Você descobrirá uma nova fonte de energia para aplicar ao próximo item estratégico em sua lista de tarefas.

Se você seguir estas cinco etapas, você aumentará sua produtividade enquanto diminui sua tagarelice negativa da mente . É uma vitória / vitória. Experimente por si mesmo e deixe-me saber na seção de comentários abaixo o que você pensa!

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