5 regras de ouro que você deve lembrar ao organizar sua casa ou escritório

As 5 regras de ouro da organização

Embora existam muitas maneiras diferentes de se organizar, essas cinco regras de ouro se aplicam a quase todas as situações, quer você esteja realizando um grande projeto ou tentando se organizar todos os dias. Você pode aplicar essas regras a quartos (cozinhas, salas de estar, banheiros), zonas nos quartos (sob a pia, estação de reciclagem, embaixo da cama) ou até mesmo coleções (sapatos, papéis, roupas).

1. Quando você não pode ser completamente organizado, seja meio organizado.

Digamos que você arquive todos os seus importantes documentos em uma caixa. Idealmente, você arquivaria imediatamente cada pedaço de papel em sua pasta apropriada. Mas às vezes você não tem tempo para isso, então deixa os papéis se acumularem em sua mesa.

Em vez disso, crie uma pequena pilha de papéis e coloque-os em cima de suas pastas de arquivos. Desta forma, você sabe onde eles estão, eles não estão atravancando uma superfície limpa, e eles estão um passo mais perto de serem devidamente arquivados quando você tiver tempo.

A semi-organização também vem com um limite embutido. Quando você não pode mais fechar a tampa da caixa de depósito, então você realmente tem que fazer alguma coisa, mas os papéis deixados sem controle na mesa da sua cozinha podem eventualmente atingir o teto.

2. Quanto menos coisas você tiver, mais fácil será organizar

Quanto menos coisas você tiver, mais fácil será organizar

Se você olhar para as casas de minimalistas dedicados, você notará que eles quase sempre parecem muito organizados. Mas o minimalismo não é necessariamente sobre organização. Geralmente é mais focado em viagens leves, evitando a cultura do consumidor ou economizando dinheiro.

Embora seja verdade que você pode ser organizado com uma casa cheia de coisas, o fato é que é muito mais fácil se manter organizado se você estiver lidando com menos coisas .

Mas você não precisa parar seu guarda-roupa até 30 itens ou se livrar de todos os brinquedos de seus filhos. Você só precisa pensar, antes de trazer um novo objeto para casa, sobre se você tem espaço para isso. Considere também itens que você já possui e que parecem atrapalhar muito. Há uma boa chance de que, se você der essas coisas, não sentirá falta delas.

3. Sempre agrupe itens semelhantes com itens semelhantes ao organizar

Sempre agrupe itens semelhantes com itens semelhantes ao organizar

É quase sempre mais fácil organizar qualquer coisa quando você reúne itens de uma maneira lógica. Por exemplo, se você mantiver todos os seus óculos em um armário ou em uma prateleira, saberá sempre onde encontrar um, quando precisar.

Um bônus de manter conjuntos ou itens semelhantes tão próximos quanto possível é que simplesmente parece melhor. Mesmo uma pilha de livros no chão – um método de organização que não leva tempo e nenhum mobiliário – faz um quarto parecer um milhão de vezes mais organizado do que livros aleatórios em todas as superfícies.

4. Mantenha alguns espaços que você nunca precisa organizar.

Mantenha alguns espaços que você nunca precisa organizar.

Há uma razão pela qual o conceito de uma gaveta de lixo existe. Manter algumas áreas reservadas para os bits aleatórios da vida ajuda você a se organizar em outro lugar. A única regra é limitar o tamanho dessas áreas. Uma gaveta de lixo ou caixa é boa, uma sala de lixo ou chão pode rapidamente se tornar um problema.

DICA: A chave é uma gaveta de lixo é agrupar itens semelhantes com itens semelhantes e, em seguida, use sua gaveta, tanto quanto possível. Isso vai reduzir os momentos eu-não-sei-onde-estão-as-pilhas.

5. Ter um sistema de organização para itens de transição

Ter um sistema de organização para itens de transição

Por itens de transição, quero dizer qualquer coisa nessa categoria de coisas que não tenha um local permanente em sua casa, mas que esteja em uso constante ou esteja em processo de entrar ou sair. Esta pode ser sua reciclagem, bolsa de ginástica, roupas para serem doadas para a loja de revenda, botas de inverno … você entendeu. Ter um método para lidar com todos eles (por exemplo, sacos de ir no gancho atrás da porta da frente, a reciclagem é empilhada em um determinado canto da cozinha, roupas indesejadas se acumulam em uma caixa no armário até que esteja cheio) irá evitar que essas coisas invadam seu espaço e se tornem desordenadas.

Things to Do.

Cinco melhores dicas para fazer lista de tarefas para empresários

Como empreendedor, como você pode ser produtivo e garantir que está se concentrando nas áreas certas? Todo empreendedor é um self-starter; tende a vir com o território. Ser um empreendedor também significa que você não tem necessariamente um manual diário para seguir. Muitos empreendedores estão inovando e aprendendo por meio de tentativa e erro. Pode ser assustador e até um pouco assustador determinar onde concentrar sua energia em um determinado dia. Você deve ter sua equipe passando o dia criando uma estratégia de marketing para esse novo produto ou entrando em contato com os clientes para obter feedback sobre um produto existente? Pode parecer que nunca há tempo suficiente para atender a todas as demandas do negócio.

Uma ferramenta que muitos empreendedores usam para se organizar e melhorar o foco é criar uma lista de tarefas. Isso pode ser uma ferramenta muito útil. Infelizmente, na minha opinião, cerca de 85% da população está usando a lista de tarefas de uma maneira completamente ineficaz. Aqui está o porquê: a maioria das pessoas está usando sua lista de tarefas como uma medida de autoestima… e isso é um grande erro.

Maiores erros com uma lista de tarefas:

1. Não confunda qualidade com quantidade. Muitas pessoas associam erroneamente a autoestima com a verificação de itens da lista de tarefas pendentes. Se eu conseguir completar muitas coisas em um dia, isso deve significar que fiz um bom trabalho e, portanto, sou uma pessoa boa o suficiente. Certo? Nós todos queremos validação. Aqui está o problema com isso – significa que você provavelmente desperdiçará seu tempo com tarefas de baixo impacto, fáceis de concluir, apenas para se sentir bem com o que você realizou. Quantos de vocês gastaram tempo em algo que foi fácil e rápido, mas não muito estratégico? Foi porque você estava evitando a coisa mais difícil e impactante? Perdemos tempo em tarefas domésticas e tarefas apenas para ter uma sensação de realização. Com o tempo, isso nos torna muito menos eficientes em nosso trabalho. Pessoas verdadeiramente bem-sucedidas encontram uma maneira de terceirizar muitas dessas tarefas menos estratégicas

2. Usando a lista de tarefas como uma forma de tortura. Você tem uma tendência a criar uma lista de tarefas muito longa que você nunca pode concluir em um único dia? Você se sente mal por nunca chegar a tudo em sua lista? Se assim for, você está se preparando para falhar. Muitos de nós fazem isso por hábito, e é um hábito importante para quebrar. Aqui está o acordo com essa auto-flagelação subconsciente: desperdiça uma tonelada de energia. Toda vez que você pensa em uma tarefa em sua lista de tarefas que não foi realizada, ela drena sua energia. Então, se você tem uma lista com 20 itens, e gasta alguns minutos a cada hora se estressando sobre como você não atacou o item #19, você está usando uma quantidade incrível de energia e energia mental, apenas mantendo o controle, e sentindo-se mal com todas as coisas que você não fez. Esse padrão de pensamento negativo tende a retê-lo e torná-lo muito menos produtivo. Além disso, geralmente parece ruim. Então, vamos concordar em acabar com isso.

O segredo para uma lista de sucesso.

Aqui estão alguns passos diretos e fáceis de seguir para criar uma poderosa e produtiva lista de tarefas diárias:

1. Mantenha simples. Sua lista de tarefas não deve ter mais do que três coisas para um determinado dia. Algumas das pessoas mais bem-sucedidas que conheço só permitem um item na sua lista de tarefas todos os dias. É aqui que a mantemos na estrada em foco e priorização. Se você pudesse fazer apenas uma coisa hoje para impulsionar sua empresa, o que seria essa coisa? Torne este o item número 1 na sua lista de tarefas.

2. Escreva sua lista de tarefas na noite anterior. Isso ajuda você a começar o dia com clareza. Você sabe exatamente qual item você precisa completar até as 10h da manhã seguinte.

3. Combater o primeiro item em sua lista primeira coisa na parte da manhã quando você está fresco. Agora que você efetivamente priorizou sua lista de tarefas, você precisa concluir a tarefa mais importante e mais importante antes de passar para outra tarefa. É importante ser proativo ao invés de reativo. Você precisa fazer de si mesmo e de seus objetivos uma prioridade. Isso começa por concluir sua ação estratégica de primeiro nível, PRIMEIRO, antes de verificar seu e-mail ou responder a telefonemas ou outras solicitações. Pessoas e tecnologia estarão sempre lá para distraí-lo. Em um estudo Descobri que os CEOs da Fortune 500 tinham em média apenas vinte e oito minutos produtivos ininterruptos por dia! Para ser realmente bem sucedido, você deve ser capaz de estabelecer limites e fazer de seus maiores objetivos estratégicos sua prioridade diária.

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4. Se você tiver dificuldade em limitar sua lista de tarefas a um máximo de três itens, ou se sua mente continuar vagando pensando em todas as outras coisas que você “precisa fazer”, eu recomendo fazer um dump mental. Tome cinco minutos, não mais, e anote todas as coisas que você pode pensar que você precisa fazer na próxima semana. Isso pode ser pessoal ou profissional. Anote tudo só para tirá-lo da sua cabeça. Em seguida, coloque essa lista fora. Esta não é sua lista de tarefas. Este é um despejo de dados, um lançamento psíquico. Sua lista de tarefas é a lista dos seus 1-3 itens mais importantes que você criou na noite anterior. Concentre-se novamente nessa lista depois de fazer a sua mente desistir colocando a lista de despejo mental em uma gaveta e esquecendo-a. Se você não está agindo, se preocupar é desperdiçar sua energia.

5. Às vezes pequeno é grande. Seja estratégico sobre sua energia. Ocasionalmente, uma tarefa pequena e informal que não é altamente estratégica começará a ocupar uma incrível quantidade de espaço mental. Talvez você não tenha colocado esse item em sua lista de tarefas, porque não é uma das três tarefas mais importantes para impulsionar sua empresa, mas com o tempo, você se percebe pensando nessa coisa pequena e chata porque está realmente incomodando. Talvez seja aquela mancha em seu carpete em casa, limpando sua mesa, fazendo essa análise de ROI, ou comprando aquele presente de casamento atrasado para um amigo. Às vezes, um pequeno To Do se torna uma enorme energia, porque nós o descartamos por tanto tempo que realmente nos incomoda. Nesse caso, É uma das três coisas mais importantes para você fazer naquele dia, porque liberar toda a ansiedade que você acumulou fará você avançar mais do que qualquer outra coisa. Pergunte a si mesmo agora – você está evitando fazer uma tarefa com menos energia do que gastando com a evitação? Existe algo que você está procrastinando que liberaria muita energia se você fosse e fizesse isso? Se assim for, coloque esse item em sua lista de tarefas para amanhã. E faça isso. Você descobrirá uma nova fonte de energia para aplicar ao próximo item estratégico em sua lista de tarefas.

Se você seguir estas cinco etapas, você aumentará sua produtividade enquanto diminui sua tagarelice negativa da mente . É uma vitória / vitória. Experimente por si mesmo e deixe-me saber na seção de comentários abaixo o que você pensa!

livro de vinhos

Como organizar sua adega para encontrar suas garrafas favoritas em segundos

Aromas tentadores na grelha enchem o ar como seus primeiros convidados chegam para o jantar. Seus pensamentos vão imediatamente para escolher o melhor vinho de sua nova adega para complementar seu trabalho esta noite como um mestre. Ao entrar no frescor da sala com paredes de prateleiras de vinho cheias de seus tesouros, você tem a garrafa perfeita em mente para servir esta noite; Você apenas precisa achar isto.

Você escaneia as muitas fileiras de vinhos bons e baratos, que não são realmente em qualquer tipo de ordem. Você retira a garrafa após a garrafa para inspecionar as etiquetas. Como a busca leva você para o alto e baixo e se prolonga por muito tempo, todos os seus convidados estão se divertindo (bem, o máximo que podem sem vinho). Você finalmente o encontra na fileira superior onde guardou as garrafas de ocasiões especiais.

Você finalmente retorna aos olhos de seus convidados, curioso sobre o tesouro que você decidiu para esta noite. E você promete a si mesmo algo. Nunca mais você vai passar por isso. Tem de haver uma maneira melhor de organizar – e encontrar – garrafas de vinho em sua coleção.

A resposta é bastante simples, em princípio, mas exigirá dedicação e consistência. Siga estas etapas para organizar sua coleção e você pode até se divertir um pouco fazendo isso.

Wine bottles on shelf

1. Atribuir linhas por tipo de vinho: tinto, branco ou espumante

Dependendo da magnitude da sua coleção de vinhos, atribuir locais por linha de cada garrafa pode ser instrutivo e divertido. Você pode descobrir alguns tesouros escondidos, incluindo vinhos que você esqueceu que tinha e pode precisar beber imediatamente.

Separar os vinhos em categorias não apenas torna a vida mais fácil ao localizar um vinho, mas também pode alertá-lo quando o volume de um determinado tipo de vinho está diminuindo.

2. Divida essas linhas por uva: Cabernet Sauvignon, Merlot, Sauvignon Blanc, etc.

Não há nada mais satisfatório do que entrar na sua adega e ver filas de seus vinhos favoritos, especialmente de uva. Eu superei a tentação de abrir uma safra especial, mantendo minhas safras mais antigas no topo, quase fora de alcance, e as safras mais recentes perto das fileiras mais acessíveis na parte inferior.

Esta organização também irá mantê-lo são e ajudá-lo a acessar suas garrafas favoritas mais rapidamente. É agravante tentar localizar uma garrafa particular de Cabernet Sauvignon enterrada no meio de Merlots e Syrahs. Mas quando seus vinhos são organizados desta maneira, você estará puxando a rolha rapidamente.

3. Compre, etiquete e cole tags em garrafas

Colocando etiquetas no gargalo de cada garrafa com o tipo de vinho, a safra e o nome da vinícola ajudarão você a encontrar uma garrafa específica de vinho sem perturbar nenhuma das garrafas em repouso.

Você tem muitas opções diferentes para rótulos de garrafa de vinho , a partir de guias de plástico branco simples, você pode rotular-se, a fantasia de abas geradas por computador decorado com uvas vermelhas ou brancas para diferenciar o tipo.

tags para vinhos

4. Invista em um aplicativo de inventário ou programa de computador

Em seguida, seu melhor método não só de acompanhar todos os seus vinhos, mas também saber sua localização exata pelo número de linha vertical e horizontal se tornará uma bênção. Um programa de inventário permite que você:

  • Acompanhe cada safra;
  • Sabe quando deve ser provado;
  • Saber a data em que deve ser consumido;
  • Leia o que os outros dizem sobre a safra;
  • Digite suas próprias notas de degustação;

Esses programas funcionam melhor quando você insere os dados em cada garrafa que você coloca em sua adega toda vez que recebe uma remessa. Alguns programas podem até mesmo notificar seus amigos no Twitter que você acabou de comprar uma garrafa em particular. Depois de decidir abrir um, lembre-se de removê-lo do inventário.

Eu tenho usado Cellar Tracker por anos. Iniciado pelo amante de vinhos Eric LeVine em 2003, como forma de acompanhar a sua própria adega, o Cellar Tracker cresceu rapidamente. Hoje, o site de assinatura hospeda uma comunidade ativa de amantes e colecionadores de vinhos. Cellar Tracker é o lar de uma grande coleção de notas de prova, resenhas de vinhos e um fórum público onde os amantes do vinho falam sobre sua paixão pelo vinho. Seu Cellar Tracker irá rastrear a localização de cada garrafa e seus valores. Para a maioria dos vinhos, você também encontrará os pontos e comentários de outros usuários.

Seu programa mostrará quantas garrafas você consumiu (embora isso possa ser um pouco assustador) junto com todas as entregas agendadas e, claro, seu número de estoque atual. É simples de adicionar e remover garrafas, fácil de localizar garrafas de vinho e você pode até digitalizar códigos de barras para a entrada, se você tem as ferramentas certas. O Cellar Tracker também é compatível com smartphones e tablets, para que você possa acessar e atualizar seu inventário de dentro de sua adega. Quando você encontrar essa garrafa especial, basta tocar em “consumido”. Nunca foi tão fácil manter seu inventário atualizado.

5. Acima de tudo, crie um método que funcione melhor para você

Estabelecer um método e cumpri-lo. O conteúdo de sua coleção, o valor de suas garrafas e seu espaço de armazenamento são apenas alguns fatores que podem influenciar sua organização.

Se você coletar vinho de todo o mundo, você pode organizar seções de acordo com as regiões. Se você mora no país do terremoto, você pode querer armazenar garrafas caras no fundo, onde elas serão as mais seguras. Se você tiver racks de profundidade dupla, poderá empilhar as mesmas garrafas na frente e nas costas, para não precisar puxar a garrafa da frente para verificar o que está por trás dela.

As possibilidades são verdadeiramente infinitas, mas lembre-se de que não existe uma maneira “certa” de organizar sua coleção de vinhos. Desde que a sua abordagem o ajude a encontrar garrafas de forma mais rápida e segura , você estará fazendo o certo. Mas há um caminho errado – e isso não está organizando sua coleção de vinhos!

11 dicas email

Organize-se: 11 dicas para gerenciar e-mails

E-mail é um dos tipos de software mais utilizados e, no entanto, pode nos fazer sentir como se estivéssemos lutando para manter nossas cabeças acima da água. As suas páginas da caixa de entrada são longas? Você começa todos os dias lendo e-mails, pensando em responder aos mais importantes, apenas para olhar para cima e perceber que uma hora já passou despercebida? Você está ficando sem espaço permitido a cada poucos dias?

Com alguns truques organizacionais muito simples, você pode ser mais eficiente com o e-mail. Algumas dessas dicas utilizam funções encontradas na maioria dos programas de e-mail, mas muitas delas são maneiras de alterar seus próprios hábitos para afetar o fluxo de trabalho de e-mail. Eles reestruturam o modo como você usa diferentes funções de e-mail, adicionando um pouco de previsão para que, quando chega a hora de excluir e arquivar mensagens, você já tenha feito muito do trabalho pesado.

Organize-se

Deixe-me compartilhar com você algumas das minhas dicas de e-mail favoritas. Tentei explicá-las de uma forma que se aplicará à maioria das pessoas, mas lembre-se de que o modo como você usa o e-mail pode diferir de como outras pessoas o usam. Meu fluxo de trabalho pode não corresponder exatamente ao seu. E esse é o ponto. Existem provavelmente atalhos e eficiências que encontrei devido ao meu fluxo de trabalho que você talvez nunca tenha descoberto na sua, mesmo que sejam totalmente aplicáveis. Na mesma linha, por favor poste suas dicas, também, no final do artigo nos comentários. Há muito que podemos aprender um com o outro.

1. Apagar primeiro. 
Quando abro minha caixa de entrada todos os dias, a primeira coisa que faço é apagar mensagens desnecessárias, sem abri-las. Eu faço este passo antes mesmo de abrir e ler mensagens de alta prioridade. A maioria das mensagens que eu tiro são auto-alertas, e posso dizer a partir da linha de assunto se eles exigem ação – geralmente, eles não exigem. Lembre-se de que mover mensagens para a lixeira não as elimina imediatamente. Se você perceber no final do dia que precisava de uma mensagem, ainda poderá recuperá-la, desde que não tenha esvaziado a lixeira ainda.

Provavelmente, o pior hábito que tenho visto em usuários de e-mail é que eles se prendem a mensagens que eles acham que vão agir, mas nunca fazem (mais sobre isso em um determinado momento). Se você conseguir identificar até dez por cento do seu e-mail recebido como “muito provável que não exija ação”, para que você possa excluí-lo sem abrir nenhuma das mensagens, estará em melhor forma para começar seu dia produtivamente.

2. Escreva brevemente. 
Ao escrever e-mails, diga o que você quer dizer, seja claro e use o mínimo de palavras possível. Existem algumas situações que exigem frases completas e aderência à linguagem formal, mas estou convencido de que os fragmentos são extremamente úteis na maioria das outras comunicações por e-mail. Certamente, às vezes, você quer ser altamente detalhado para aproveitar o aspecto do e-mail: há um registro de tudo. Mas use linguagem concisa, clara e direta quando puder.

Ao tentar ser concisa, o tom pode ser problemático. Para evitar soar hostil, use “palavras de cobertura” para suavizar comentários fortes. Por exemplo, em vez de “Esses relatórios estão errados”, tente “Esses relatórios podem estar errados” ou “Acho que esses são os relatórios errados”.

3. Reutilize as mensagens enviadas. 
Se houver certas mensagens que você envia repetidamente, como confirmações ou mensagens de aprovação para uma tarefa repetida, reutilize uma mensagem enviada do último email desse tipo. Retire o “Re:” na linha de assunto, atualize os detalhes, se necessário, e envie. Por que fazer a mesma tarefa repetidamente?

4. Reutilizar linhas de assunto. 
Reutilizar mensagens enviadas aumenta sua eficiência minimizando a gravação. Reutilizar linhas de assunto, um truque relacionado, permite que você exclua ou arquive mensagens antigas com mais facilidade e rapidez. Eu vou explicar porque na ponta não.

caixa de entrada

5. Use grupos. 
Se você enviar o mesmo grupo de pessoas repetidamente, configure um grupo ou alias de e-mail. No Outlook, é chamado de lista de distribuição. Você não só economizará tempo ao não precisar digitar o nome de cada pessoa quando enviar o grupo ao correio, mas também se preparará para táticas fáceis de exclusão, como explicado na próxima seção.

6. Classificar para excluir.
Os limites de dados podem surpreender ninguém, mesmo pessoas altamente organizadas, sem aviso prévio. Quando for a hora de excluir, comece classificando suas mensagens enviadas por tamanho de arquivo ou anexo. Muitas vezes você pode dizer de relance que será mais eficaz. Exclua o que você não precisa das duas camadas principais (as duas camadas superiores do Outlook são “muito grandes” e “grandes”). A razão pela qual eu defendo a exclusão de e-mails enviados é a probabilidade de você ter anexos salvos localmente e as informações sobre as mensagens também são salvas localmente ou na sua cabeça.

Outro grupo de mensagens para excluir em um aperto é mensagens de rotina, em particular aquelas que você reutilizou, ou que têm a mesma linha de assunto, ou que são enviadas para um grupo específico. Ordene o seu e-mail enviado por assunto ou o campo “Para”, e você pode derrubá-los na lixeira de uma só vez. Ao classificar por linha de assunto, mantenha os dois ou três mais recentes para poder continuar a reutilizá-los.

7. Desligue as notificações.
Um alerta aparece toda vez que você recebe uma nova mensagem recebida? Somente nos casos mais raros esse recurso é útil. Se alertas instantâneos são pertinentes ao seu trabalho (e você saberá se eles são), deixe-os em paz. Todos os outros, no entanto: desligue-os permanentemente. Alertas de e-mail são altamente perturbadores.

8. Feche o e-mail quando precisar se concentrar.
Feche seu aplicativo de e-mail ou desconecte-se do webmail quando precisar fazer um trabalho que requer foco real por pelo menos 30 minutos. “Impensável!” você protesta. Tente. Quando um programa de e-mail é aberto, é tentador verificar periodicamente (ou obsessivamente) por novos e-mails. Fechar o programa elimina totalmente a tentação.

9. Use respostas automáticas para mais do que apenas mensagens de ausência temporária.
Se você sinceramente se preocupa que alguém tentará contatá-lo com um assunto urgente no intervalo de tempo em que você terá seu e-mail desativado, configure uma mensagem de ausência ou de resposta automática que diga: “Se esse for um problema altamente urgente, por favor, me ligue … “e dar o seu número de telefone ou o número do seu assistente. Você pode até mesmo configurar uma resposta automática que só vai para funcionários internos.

10. Apague! Ou, no mínimo, arquive mensagens em pastas.
Saiba quando deixar ir. Deixe de lado suas boas intenções e não fique preso a mensagens nas quais você provavelmente não agirá. Deixando mensagens sem importância em sua caixa de entrada é altamente improdutivo, distrair e só lembra do que você gostaria de fazer em um mundo perfeito, mas não pode.

Se a exclusão parecer muito grave, configure pastas (gosto de nomear minhas pastas por ano e mês; consulte “Usando pastas para organizar sua área de trabalho” para obter uma explicação) e retire os e-mails de “boas intenções” da sua caixa de entrada. Eu prometo a você, eles não estão fazendo nenhum favor de estar na frente e no centro.

11. Esvazie seu lixo por último.
Esvazie o lixo todos os dias ou uma vez por semana e sempre no final do dia. Existe o perigo de eliminar o seu lixo com demasiada frequência. Resgatei muitas mensagens da lixeira, mas quase sempre no mesmo dia em que a coloquei lá. Dumping the bin uma vez por dia, no final do dia, está bem. Você pode fazer isso uma vez por semana, se preferir, desde que se lembre de fazê-lo. A maioria dos programas de e-mail, incluindo o Microsoft Outlook, tem uma configuração para despejar automaticamente a lixeira sempre que você sair do aplicativo. Se você nunca se lembra de descartar a lixeira, recomendo ativar esse recurso.

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Organize-se: 5 motivos para sua caixa de entrada não ser sua lista de tarefas

Adoro perguntar às pessoas como elas usam o e-mail do escritório, nem que seja para entender melhor a diferença entre como o e-mail foi projetado para ser usado, como é usado com mais eficiência e como as pessoas realmente o usam.

Quando perguntadas, muitas pessoas resumem orgulhosamente suas técnicas de gerenciamento de e-mail da seguinte maneira: “Minha caixa de entrada de e-mail é minha lista de tarefas!”

Eles geralmente acham que isso é um sistema engenhoso, mas me faz estremecer. Eu recuo horrorizada quando ouço esta declaração bem intencionada, mas no final das contas ruinosa. (Minha reação física, eu aprendi, não é ideal se eu pretendo continuar a conversa.)

Organize-se O objetivo deste artigo é convencê-lo de que sua caixa de entrada de e-mail não deve ser sua lista de tarefas a fazer. Existem maneiras melhores e mais eficientes de usar o email – ou melhor, pensar em email.

Espero que este artigo o convença a mudar seus caminhos.

O que é e-mail para?

“E-mail” não é mais um nome descritivo preciso para os aplicativos e serviços de software que usamos para enviar e-mails. Eles fazem muito mais que isso. Com todos os recursos e funções do e-mail – a capacidade de enviar anexos (mudanças de vida!), Catálogos de endereços, agendamento e lembretes, calendários públicos e privados – é uma maravilha ainda chamarmos de “e-mail”.

Para comunicação entre organizações, o email funciona de maneira brilhante. Você tem uma lista de conversas em papel, todas com data e hora, entregues quase instantaneamente e com segurança. O e-mail permite que você lide com o trabalho no seu próprio ritmo, priorizando as respostas como achar melhor.

No entanto, para comunicações dentro da organização (ou seja, dentro da sua organização), o e-mail pode estar terrivelmente desatualizado e até mesmo a caminho do necrotério. Agora, temos uma variedade maior de ferramentas que nos ajudam a atingir as mesmas metas finais, mas de maneiras mais eficientes e úteis. Aplicativos de mensagens instantâneas, redes sociais de negócios e portais de gerenciamento de projetos (como o Basecamp) são alguns exemplos. Algumas pessoas esquecem que os telefones e os encontros cara-a-cara são frequentemente os melhores meios de comunicação para certas tarefas também.

E-mail certamente tem seu lugar, mas muitas pessoas o usam para realizar tarefas que se beneficiariam de uma solução diferente. E-mail deve ser usado para comunicação que exige uma trilha de papel, especialmente mensagens entre organizações. Os aplicativos e recursos do email, como calendários e agendamento, devem ser usados ​​da forma pretendida. Se você quiser manter sua lista de tarefas em seu programa de e-mail, provavelmente há uma ferramenta para isso (no Outlook, por exemplo, ela é chamada de Tarefas). Mas a caixa de entrada não foi projetada para informar quais tarefas você precisa realizar no dia a dia. Aqui estão algumas razões:

Razões que sua caixa de entrada não deve ser sua lista de tarefas pendentes

1. Nenhum controle sobre os itens recebidos.
Uma lista de tarefas contém apenas os itens que você coloca nela. Sua caixa de entrada, por outro lado, é como um bico sem torneira. Você não tem controle sobre os itens recebidos, exceto para considerá-los um por um e excluí-los – uma maneira altamente ineficaz de cultivar uma lista de tarefas. As mensagens aparecem a todas as horas do dia. Eles podem vir de qualquer pessoa sem considerar a hierarquia que pode determinar sua lista de tarefas reais. E mais provável do que não, apenas uma fração deles irá refletir o que você precisa para fazer.

2. Tarefas mal nomeadas.
Para a pequena parte do material da caixa de entrada que realmente reflete as coisas que devem estar na sua lista de tarefas, pergunte-se: a linha de assunto descreve com precisão o que você precisa fazer? Em muitos casos, outras pessoas compuseram a linha de assunto, o que pode não refletir a mensagem em si, muito menos a parte da mensagem que pertence a você. Com uma lista de tarefas adequada, você usa seu próprio idioma para obter informações importantes rapidamente. Uma lista de tarefas bem escrita é aquela que você pode escanear em um segundo ou dois e saber exatamente o que precisa ser feito. Só você pode escrever de uma maneira que comunique informações para você mesmo rapidamente.

3. Demasiado longo
Eu sei que acabei de afirmar este ponto, mas vale a pena repetir: Uma lista de tarefas bem escrita é uma que você pode escanear em um segundo ou dois e saber exatamente o que precisa ser feito. Eu apostaria $ 50 que eu não poderia encontrar uma única pessoa no PCMag com uma caixa de entrada de e-mail que pudesse transmitir informações em um piscar de olhos.

Não se engane. Todos nós mantemos mensagens em nossa caixa de entrada que nos lembram das tarefas que gostaríamos de concluir, mas não. E tudo bem. Mas esses itens não pertencem a uma lista de tarefas.

4. Falta de ferramentas para priorizar e definir prazos.
Pontos de exclamação vermelhos, sinalizadores, estrelas, bolhas de cores – os programas de e-mail geralmente fornecem várias ferramentas para marcar mensagens importantes. Em alguns aplicativos, você pode até associar uma data de “responder por”, como hoje, amanhã ou vagamente “esta semana”. Use esses recursos para lembrar-se de se comunicar com as pessoas, mas não como marcadores de prioridade ou datas de vencimento firmes para tarefas específicas. Como mencionado, as linhas de assunto nunca informam consistentemente o que você precisa fazer, e a adição de sinalizadores não fornece as mesmas informações valiosas encontradas em uma lista de tarefas pendentes. Uma boa lista de tarefas organiza tarefas por prioridade e usa prazos.

5. Impede que o seu email seja um email.
Espero ter convencido você de que tentar ajustar sua caixa de entrada para funcionar como uma lista de tarefas resulta em uma lista de tarefas muito ruim. Adivinha? Ele também cria uma caixa de entrada muito ruim, então agora você tem duas ineficiências! Se você tentar manipular sua caixa de entrada para duplicar como sua lista de tarefas, isso o deixará alternar entre as operações. Veja como isso pode acontecer: Classifique a caixa de entrada de uma maneira de encontrar os itens de alta prioridade a fazer; detectar um novo fluxo de mensagens; seja interrompido; recorrer à caixa de entrada; verifique o novo e-mail; decida que não é aplicável a você; Recorra novamente por bandeiras ou estrelas; tente lembrar onde você estava com a lista de coisas a fazer …

Lembre-se, se o seu programa de e-mail tiver um aplicativo ou recurso interno para listas de tarefas, você poderá usá-lo!

E-mail é E-mail
Mantenha sua caixa de entrada de e-mail como uma caixa de entrada de e-mail, e não uma lista de tarefas, e você será muito mais eficiente. As chances são de que sua vida profissional se torne um pouco mais feliz também.

Melhores aplicativos to do

Os melhores aplicativos de lista de afazeres (to-do) de 2018

Organize-se e conclua tarefas de maneira mais rápida e confiável usando o aplicativo certo para fazer. Estes são os melhores desempenhos em nossos testes.

Gerencie suas tarefas com um aplicativo

Se você ainda não foi deixou de lado o papel com sua lista de tarefas, você está perdendo. Esses aplicativos permitem que você edite e reorganize suas tarefas com base na mudança de prioridades, compartilhe listas com membros da família ou outros colaboradores e receba lembretes sobre seus prazos futuros, independentemente do dispositivo que você tem em você no momento. Gerenciar tarefas em um aplicativo é mais eficiente, mais poderoso e simplesmente uma maneira melhor de ser mais produtivo do que fazê-lo no papel.

Recentemente, a Microsoft adquiriu um dos melhores aplicativos do mercado, o Wunderlist , e anunciou que deixaria de oferecer suporte a partir de abril de 2017. O aplicativo ainda está disponível, mas não receberá mais atualizações nem correções de bugs. É por isso que não está na tabela acima. Qualquer pessoa que ainda esteja usando o Wunderlist deve começar a pensar em migrar para outro aplicativo mais cedo ou mais tarde. Oferta da própria empresa, o Microsoft To-Do gratuito, tem funcionalidade básica de tarefas, mas falta tanto que os melhores aplicativos oferecem que ainda não é um concorrente. Ainda está em beta, então ainda há esperança; Enquanto isso, no entanto, os usuários do Wunderlist e os novatos em aplicativos de lista de tarefas devem explorar completamente todas as suas opções e encontrar o aplicativo de gerenciamento de tarefas que melhor atenda às suas necessidades. Felizmente, existem algumas excelentes opções para uma variedade de estilos de trabalho.

Por exemplo, se sua ideia de gerenciamento de tarefas digitais começar de maneira ideal em seu e-mail, verifique o ActiveInbox, que transforma sua caixa de entrada do Gmail em uma lista de tarefas completa. Acho que sua caixa de entrada não deve ser sua lista de tarefas , mas todo mundo tem ideias diferentes. Se você precisa de um aplicativo que você possa usar com várias pessoas para responsabilidades compartilhadas, você precisará de um aplicativo como Asana ou Todoist que tenha recursos de colaboração fortes.

Aplicativos de lista de afazeres versus aplicativos de gerenciamento de projetos

Um ótimo aplicativo de tarefas pessoais, domésticas e até mesmo pequenas equipes não precisa ser super complicado, como o software de gerenciamento de projetos , mesmo que ambos sirvam essencialmente à mesma função. Ambos acompanham o que precisa ser feito, quando e por quem. Eles nos ajudam a gerenciar o tempo de forma mais eficiente e a regular quantas tarefas estão no nosso prato de uma só vez. Mas os aplicativos de tarefas pessoais são mais simples e mais baratos do que os softwares de gerenciamento de projetos. Eles são uma opção melhor para muitos casos de uso.

A diferença entre os aplicativos de lista de tarefas, às vezes também chamados de aplicativos de gerenciamento de tarefas, e aplicativos de gerenciamento de projetos é que os aplicativos de tarefas rastreiam qualquer tipo de tarefa, enquanto os aplicativos de gerenciamento de projetos controlam tarefas relacionadas a projetos. Os aplicativos de gerenciamento de projetos também rastreiam muitos metadados relacionados ao projeto.

Os aplicativos de tarefas monitoram as tarefas, os responsáveis, os prazos e até os pontos de discussão relacionados às tarefas. Os aplicativos de gerenciamento de projetos fazem tudo isso, mas também adicionam muito mais funcionalidades, como o rastreamento de quantas tarefas várias pessoas têm em suas matrizes, quanto tempo elas demoram para concluir tarefas, horas faturáveis ​​associadas a determinadas tarefas ou projetos , e assim por diante. Os aplicativos de gerenciamento de projetos ajudam a orientar projetos , que geralmente têm uma data final de entrega e entrega. Com os aplicativos pendentes, as pessoas geralmente apenas acompanham as tarefas que precisam ser concluídas, mas que não são necessariamente parte de algo que um dia terminará, como um projeto termina.

Você não precisa acompanhar as horas faturáveis ​​ao comprar leite no caminho para casa do trabalho e não precisa de gráficos de Gantt para fazer seus filhos fazerem suas tarefas. Pelo menos, espero que não.

O que procurar em um aplicativo pendente

Há algumas qualidades que procuro em uma boa lista de tarefas. Para começar, você tem que gostar do jeito que parece. Estou falando sério. Como você vai fazer as coisas se você não consegue nem olhar para a lista porque é feia? Uma lista olhada é uma lista útil.

Em segundo lugar, eu gosto de fazer aplicativos que me fornecem uma variedade de ferramentas para organizar minhas tarefas. Por exemplo, quero poder ordenar rapidamente minhas tarefas de trabalho de minhas tarefas pessoais ou visualizá-las todas de acordo com o prazo, ou quais estão atrasadas. Eu também quero poder reorganizar a ordem das minhas tarefas com rapidez e facilidade. Eu deveria ser capaz de agendar lembretes para que eu receba uma notificação sobre o que eu preciso fazer quando for a hora, ou quando eu estiver no local onde a tarefa deve ser feita.

Em terceiro lugar, é sempre bom ter a opção de tornar as listas colaborativas. Se você administra um lar, uma lista de tarefas colaborativas permite atribuir tarefas a outras pessoas. Você pode abrir seu aplicativo e atribuir ao seu filho a tarefa de passear com ele. Você pode atribuir ao seu parceiro a tarefa de chamar de volta o contador. Se você quer que essas mesmas pessoas tenham o poder de atribuir tarefas a você, é outra questão que agora vou contornar e me recusar a responder mudando de assunto.

O Melhor Aplicativo de Tarefas Colaborativo

O PCMag tem duas opções de Escolha do Editor para o melhor aplicativo colaborativo de tarefas. Um vai para Todoist Premium, que é ideal para um pequeno grupo de pessoas. O outro é o Asana, que é melhor para gerenciar um trabalho em equipe mais aprofundado.

Todoist é um poderoso aplicativo para tarefas compartilhadas, e um bônus é que ele possui uma ferramenta que monitora sua produtividade. Todoist tem aplicativos para todas as principais plataformas para que você possa usá-lo em qualquer lugar. É confiável. É eficiente. Novos recursos estão sendo adicionados o tempo todo. Todoist Premium custa US $ 28,99 por ano. Uma versão gratuita limitada também está disponível. Eu recomendo começar com a conta gratuita para experimentá-la, mas lembre-se de considerar os recursos Premium, pois eles realmente adicionam muita funcionalidade e eficiência.

Asana é excelente para o trabalho em equipe. Algumas pessoas classificam o Asana como um aplicativo de gerenciamento de fluxo de trabalho, e ele é, mas ele também pode funcionar como uma lista de tarefas pendentes. Asana tem uma versão gratuita, boa para até 15 pessoas. Por US $ 99 por pessoa por ano, o Asana Premium custa mais do que o Todoist Premium, mas, como eu disse, tem uma funcionalidade adicional para gerenciar mais o elaborado trabalho em equipe típico das empresas.

O melhor aplicativo gratuito para fazer

Entre os aplicativos gratuitos, fique com o Asana se precisar colaborar, mas escolha um aplicativo mais simples, como Remember the Milk, se você planeja usar o seu aplicativo de tarefas a solo. O problema que algumas pessoas encontram com o Asana é que ele pode ser muito flexível. Você pode ter dificuldade em descobrir o que fazer com um aplicativo que vem com tantas possibilidades, mas não com muitas regras. Na verdade, PCMag escreveu recursos inteiros sobre como tirar o máximo proveito do Asana .

Lembre-se que o Leite é extremamente fácil de aprender a usar, e a versão gratuita tem todas as funcionalidades que um único usuário precisa. Você não terá dúvidas sobre o que fazer com isso ou por quê. Anote as coisas que você precisa fazer. Atribuir prazos. Check-los quando terminar. É simples.

Muitos dos outros aplicativos nessa lista são excelentes, mas suas versões gratuitas são um pouco limitadas em comparação com o poder de suas versões pagas.

Organize-se com um ótimo aplicativo de lista de tarefas

Ter um excelente aplicativo de lista de tarefas pode ajudar você a se organizar e fazer mais, seja gerenciando apenas suas próprias tarefas ou as de uma família ou de uma pequena equipe. Abaixo estão os melhores que vale a pena explorar.

Um aplicativo de afazeres é tão útil quanto as informações que você coloca nele, portanto, além de escolher o aplicativo certo, você também pode querer examinar essas dicas para criar listas de tarefas melhores .

Como organizar os acessos a internet - Melhores práticas

Como organizar os acessos na empresa – Melhores práticas

Implementados adequadamente, os controles de acesso apenas dão aos funcionários acesso aos aplicativos e bancos de dados de que precisam para realizar seus trabalhos. Em muitas organizações regulamentadas, esses controles são muitas vezes manuais, desatualizados e ineficazes. Veja como revisar seu programa de controle de acesso.

Considere o caso da DuPont: Entre agosto e dezembro de 2005, um pesquisador prestes a partir para uma nova empresa admitiu ter baixado mais de 22.000 resumos sensíveis da biblioteca eletrônica de dados da DuPont. Ele também foi capaz de acessar um adicional de 16.700 arquivos, a maioria dos quais não se relacionava com sua função de trabalho. Esse acesso foi 15 vezes maior do que o próximo usuário da biblioteca, e supostamente envolveu US$400 milhões em segredos comerciais, mas a DuPont não descobriu o acesso inadequado até dezembro de 2005, depois que o funcionário notificou. Além disso, ele já tinha carregado alguns dos documentos para o seu novo laptop de trabalho em fevereiro de 2006, antes de as autoridades federais finalmente alcançá-lo.

Quando se trata de pessoas que abusam de seus direitos de acesso, a DuPont não está sozinha. De acordo com uma pesquisa da Forrester com 28 empresas que sofreram uma violação de dados em 2019, a principal causa – contribuindo para 39% de todos os incidentes – foi “usuários autorizados que exploram seus direitos de acesso privilegiados”.

A moral é que apenas restringir o acesso não é suficiente para impedir que um insider malicioso se comporte mal. Com isso em mente, como as empresas podem administrar melhor as contas de usuários, controlar o acesso e observar sinais de comportamento de acesso inadequado?

Comece com estas 10 melhores práticas:

1. Criar uma linha de base do Access

Comece por registrar seu departamento de TI e gerar uma linha de base dos níveis e controles de acesso atuais em vigor. Ao fazer isso, “você verá os buracos em seus processos atuais” e rapidamente prenderá qualquer ofensor bruto, como “alguém que está administrando um negócio fora da sua área”. Então você passa pelas funções das pessoas na empresa e, com base no acesso que precisa saber, você define quem realmente precisa ter acesso à funcionalidade específica.

2. Automatizar o aprovisionamento de usuários

As organizações devem procurar sinais de atividade de acesso inadequada. No entanto, de acordo com uma nova pesquisa sobre as práticas de gerenciamento de identidades e acesso de 600 organizações conduzidas pelo Ponemon Institute, 58% das empresas usam “principalmente monitoramento e testes manuais” para monitorar a conformidade com as políticas de acesso. De fato, usar processos manuais dificulta a detecção de um comportamento incomum.

Olhe para o software de provisionamento de usuários – definido pelo analista da Forrester Research, Jonathan Penn, como “a administração e auditoria de contas e privilégios de usuários” – para ajudar. O provisionamento de usuários tem seis componentes, diz ele: uma estrutura para gerenciar políticas de controle de acesso, geralmente por função; interconexões com sistemas de TI; fluxos de trabalho para orientar as assinaturas; administração delegada; gerenciamento de senhas; e auditoria. Ao automatizar esses processos, as organizações garantem que os funcionários tenham acesso apenas às informações necessárias para realizar seus trabalhos. Se o cargo deles mudar, o mesmo acontecerá com os níveis de acesso.

3. Encontre o caso de negócios

Especialistas dizem que a maioria dos programas de controle de acesso hoje é movida por questões de conformidade regulatória, mas as empresas também devem identificar um caso de negócio, para garantir que obtenham o máximo de seus investimentos. Por exemplo, automatizar o provisionamento de contas, o desprovisionamento e o gerenciamento de senhas significa que as empresas precisam de menos pessoas de TI para lidar com a administração de contas e também economizarão em custos de suporte técnico.

Os controles de acesso também podem aumentar a produtividade geral dos funcionários. “A conformidade exige que você restrinja o acesso às informações apenas às pessoas autorizadas a lê-las, mas ao fazer isso e restringi-las adequadamente, você obtém as informações certas para as pessoas certas mais rapidamente”, observa Sumner Blount, diretor de soluções marketing na CA.

4. Amarre os controles de acesso ao seu ambiente

Os controles de acesso precisos de que sua empresa precisa dependem de seu ambiente de TI e dos regulamentos que você enfrenta. “Uma senha de oito caracteres é sempre melhor do que uma senha de seis caracteres e pior que 10 caracteres? A autenticação forte de dois fatores – geralmente definida como a melhor prática – é necessária para fazer login no menu do refeitório da lanchonete?”. Em última análise, uma prática recomendada em seu ambiente de controle é o que funciona melhor para você.

Ao determinar quais controles de acesso devem ser aplicados, verifique seus regulamentos aplicáveis. É possível controlar o acesso a internet dos funcionários utilizando dispositivos de firewall.
Hoje existem diversas empresas que fornecem esse tipo de solução e uma das maiores e melhores é a Sophos

sophos firewall

5. Segregar o acesso usando funções

A SOX, entre outras regulamentações, exige segregação de funções: os desenvolvedores não devem ter acesso direto aos sistemas de produção que toquem dados financeiros corporativos, e alguém que pode aprovar uma transação não deve ter permissão para acessar o aplicativo de contas a pagar. A maioria das empresas aborda esse problema aprimorando continuamente os controles de acesso baseados em funções. Por exemplo, talvez a função “executivo de vendas” possa aprovar transações, mas nunca acessar o aplicativo de contas a pagar; ninguém pode acessar o ambiente do desenvolvedor, exceto os desenvolvedores e seus gerentes diretos; e somente os gerentes de aplicativos podem tocar nos sistemas de produção.

6. Aplique a Doutrina do Menos Acesso

Não importa o regulamento, os auditores querem cada vez mais ver a doutrina do “privilégio mínimo” aplicada. A saber, “se você não precisa trabalhar com isso, você não deve ter acesso a ele”. Este é um bom ponto de partida para definir os controles de acesso.

Outro bom ponto de partida: restringir imediatamente o acesso do pessoal de TI e especialmente dos funcionários que administram os controles de acesso, já que eles normalmente têm os níveis de acesso e conhecimento necessários para causar o máximo de danos caso se tornem usuários internos mal-intencionados. Além disso, muitas equipes de TI já adotam uma abordagem questionável sobre privacidade de dados. De acordo com uma pesquisa de quase 650 profissionais de TI realizada no ano passado, 10% admitem abusar regularmente de seus privilégios de segurança e acessar inadequadamente dados corporativos.

7. Canal Big Brother

Como a revelação de acesso inadequado por funcionários de TI sugere, os funcionários estão mais aptos a testar as restrições de acesso se ninguém estiver assistindo. Portanto, as empresas devem auditar todo o acesso e lembrar aos funcionários que seu acesso está sendo observado. Se as pessoas sabem que suas atividades estão sendo monitoradas, elas são menos propensas a fazer algo. Então coloquem notificações e alertas!

8. Encerrar contas órfãs com extrema urgência

Os direitos de acesso de seus ex-funcionários expiram quando eles notificam ou saem do prédio pela última vez? Dada a ameaça representada por ex-empregados descontentes, a suspensão imediata de seu acesso deve ser óbvia. No entanto, o processo de desprovisionamento em muitas empresas ainda é manual. A queixa mais comum que ouvimos é que temos mais de 10.000 funcionários e, ao longo de sua carreira, um funcionário pode ter acesso a 10 servidores e 20 aplicativos, e precisamos ir a cada servidor para removê-los. cada lista de controle de acesso.

Até que essas credenciais sejam retiradas da lista de acesso, o ex-funcionário ainda tem níveis de acesso privilegiado e, portanto, representa um risco de segurança. “Não é um caso de ter que criar uma porta dos fundos para ter acesso”, diz ela. Ouvimos falar do e-mail das pessoas trabalhando por um ano depois que elas foram encerradas. Em suma, as empresas em ambientes regulamentados devem implementar o provisionamento automatizado de usuários, que inclui, principalmente, o desprovisionamento automatizado.

9. Monitorar proativamente a atividade incomum

Embora um programa de segurança efetivo inclua senhas ou, possivelmente, autenticação de dois fatores, senhas e tokens também podem ser perdidos, roubados ou violados. É por isso que os especialistas recomendam que as empresas monitorem padrões de acesso para observar atividades incomuns, como um grande pico no acesso de um usuário a uma biblioteca eletrônica que contém informações confidenciais.

De acordo com o Ponemon Institute, apenas 14% das organizações hoje “são proativas e usam abordagens preventivas” para gerenciar o acesso. No entanto, padrões de acesso incomuns – com base na hora do dia, semana ou função do trabalho – podem ser um dos melhores sinais de que uma pessoa mal-intencionada está trabalhando ou um invasor externo conseguiu roubar as credenciais de acesso de alguém.

10. Controle de acesso remoto, além de aplicativos e bancos de dados

Aplique controles de acesso e auditoria a todos os acessos remotos também. De fato, à medida que o perímetro de uma organização se expande, ele também deve definir funções refinadas para consultores, parceiros de negócios e membros da cadeia de suprimentos, a fim de fornecer rapidamente acesso apropriado. Os níveis de acesso para aplicativos e bancos de dados precisam ser controlados, começando com qualquer coisa que toque um aplicativo da Web, pois eles são altamente vulneráveis ​​a ataques.

Deixe de ser desorganizado e aumente a produtividade da empresa!

motoboy

4 dicas para gerenciar entregas de mercadoria

Se você precisa gerenciar as entregas de mercadoria da sua empresa aí vai algumas dicas interessante.

A dica maior é: Processos para gerenciar as entregas

1) Tenha todo o processo de entrega bem estruturado.
Como funciona as entregas da sua empresa? O produto é enviado sob demanda? Tem estoque? Precisa realizar algum tipo de encomenda?
Responder essas e outras perguntas irá te ajudar a otimizar tempo, tendo menos gastos. Ou seja! Mais dinheiro! 😉
Qual é o processo da compra até a entrega? Estruture passo a passo para poder identificar possíveis problemas. Vou te dar um exemplo

> Cliente acessa o site.
> Escolhe o pedido e a forma de entrega (Podendo ser via Correios, Retirar na loja ou motoboy 24 horas).
> Solicitação do pedido vai para o estoquista de plantão separar e embalar.
> Caso seja via correios, será enviado no próximo dia útil caso a compra seja feita após as 15h ou no mesmo se foi feita antes.
> Caso seja via motoboy 24 horas o sistema já é integrado e realiza a solicitação para a empresa tercerizada.

2) Dentro de cada passo do processo, todos os colaboradores precisam estar cientes da importancia e da cadeia de ações.
Um erro comum é, principalmente com colaboradores novos, é não ter um bom processo definido e ficarem perdidos sem saber quem irá continuar com a próxima demanda. O estoquista entrega para quem? O financeiro passa a nota para quem? Etc.

3) Registre tudo
Tenha tudo registrado, informação de pedido, dados de cliente, retirada/entrada de estoque, notas fiscais, método e responsável pela entrega.
Será possível estimar prazos, controlar ativades e diagnosticar problemas.

4) O processo não termina com a entrega
Quando tudo se encerrar, analise tudo. Veja se ocorreu 100% como previsto e onde pode melhorar e otimizar. Aproveite para ter um bom pós-vendas com o cliente para aumentar as chances de voltar a comprar.

Com essas dicas você irá ter uma qualidade muito melhor!

Continue acompanhando o site que em breve sairá novas dicas para se organizar sempre 😉

5 dicas de organização para pessoas que odeiam organizar

A maioria das dicas de organização vem de pessoas bem organizadas. A codificação por cores e os sistemas avançados de arquivamento funcionam para eles porque está em sua natureza codificar, planejar, endireitar e rotular.

Se for da sua natureza jogar em cada cadeira uma peça de roupa não muito limpa, não tão suja, esses sistemas são tão fáceis de manter quanto uma dieta sem carboidratos.

Sandy Maynard sabe disso muito bem. Nos últimos 20 anos, ela ajudou inúmeras pessoas a se organizarem. Embora ela seja uma pioneira no campo do treinamento em TDAH, suas dicas simples são eficazes e podem funcionar para qualquer um.

Maynard oferece ótimos conselhos sobre como mudar nossos ambientes, hábitos e mentalidades para trazer ordem a nossas vidas.

1. Simplifique seu ambiente

plataforma de lançamento

Primeiro, arrume um canto fixo perto daa suaa porta , onde você sempre pode guardar itens como chaves, jaqueta e pasta ou sacola. Maynard recomenda também manter uma pequena lista de recados, lembrando que você deve deixar sua limpeza a seco ou devolver os livros da biblioteca.

“No caminho de manhã você tem um visual em vez de andar pela casa procurando dez itens diferentes em dez lugares diferentes”, disse Maynard. “Isso evita que você chegue atrasado ou esqueça as coisas.”

Depois de estabelecer uma plataforma de lançamento, você poderá iniciar a primeira etapa: purgando.

“Eu uso ‘purgar’ porque é uma palavra muito dura. É difícil para nós”, disse Maynard.

Enquanto removia a desordem do meu escritório, encontrei-me segurando um objeto e perguntando: “Como eu poderia usar isso?” Maynard disse que eu deveria estar me fazendo uma pergunta diferente: “Como eu poderia viver sem isso?”

Purgar não significa mandar tudo para um aterro. Para as coisas que você pode viver sem, tente doá-los.

Parte da redução da desordem é parar de recebê-lo em sua casa. Para mim, recusar itens como capas de smartphones e usar itens reutilizáveis, como um quadro branco para rabiscos, ajudou-me a organizar minha mesa.

2. Não desista de tarefas

faça tarefas rapidaas

Maynard disse que se uma tarefa leva dois minutos ou menos para ser realizada, faça imediatamente.

Adquira o hábito de pendurar seu casaco bem quando você entrar pela porta. Se alguém ligar para você, salve as informações de contato imediatamente após o desligamento. Auto-correto ao longo do caminho, ela disse. Se você notar que suas chaves estão na mesa de café, devolva-as à sua plataforma de lançamento.

Sempre que recebi um alerta de que uma senha estava prestes a expirar, eu decidia fazê-lo mais tarde. Eu inevitavelmente perderia o prazo e teria que fazer uma viagem para a TI. Atualizá-los imediatamente, no entanto, me poupou tempo. E por não procrastinar, eu tenho um item a fazer menos sacudindo na minha cabeça.

3. Desacelere

tenha calma

Embora possa parecer contra-intuitivo, desacelerar também economiza tempo a longo prazo.

“A pressa gera lixo”, disse Maynard. “Quando estamos correndo é quando deixamos nosso cartão de crédito no balcão. Mesmo se eu estiver na via expressa na mercearia, eu aproveito o tempo para colocar meu cartão de crédito de volta onde ele vai.”

4. Mude sua mentalidade

“Ponha algum valor nas coisas que precisam ser feitas”, disse Maynard. “É fácil dizer: ‘Não importa se eu ponho meus mantimentos fora’. Mas isso importa. ” Se você não guardar suas compras, não terá espaço para fazer o almoço de manhã, então você pode acabar derrubando seu café e tendo um derramamento para limpar, ela disse.

Mas priorizar a organização é um pouco como priorizar o exercício. Eu sei que deveria fazê-lo e que isso vai me ajudar no caminho, mas não posso simplesmente assistir TV?

Para ajudar com o fator tédio, chamei Ian Bogost, autor de “Play Anything ” e especialista na filosofia do jogo. Segundo Bogost, categorizar nossas vidas em caixas de trabalho e brincar nos leva a um certo tipo de miséria. Também perdemos o prazer que as tarefas diárias têm para oferecer.

“Tudo é potencialmente interessante”, disse Bogost. “Você pode olhar o jogo como uma maneira de descrever a maneira como você pode manipular e trabalhar com um sistema de qualquer tipo.

Uma aplicação prática disso pode ser roupas dobráveis. Se você se sentir entediado, isso não significa que você tenha perdido todo o interesse em dobrar suas roupas. Isso significa que você desbloqueou o próximo nível e agora pode se concentrar em encontrar maneiras mais rápidas de dobrar ou criar um resultado visualmente agradável.

Uma ligeira mudança de mentalidade – priorizar a organização e encontrar alegria ao fazê-lo – pode fazer um mundo de diferença.

5. Pratique o auto perdão

Não me critico por deslizes, disse Maynard. Se ela se apressa em um espaço de estacionamento e obtém um ingresso, ela não vê isto como um sinal de fracasso, mas como um lembrete para diminuir a velocidade.

“Eu não digo: ‘Oh seu manequim, você não leu o sinal, você sempre faz isso.’ Eu digo: “Sabe de uma coisa? Esse é um bom lembrete de que preciso desacelerar”, disse Maynard. “Quaisquer sistemas ou estratégias que eu coloquei em prática eu tenho que manter. Sim, é um trabalho difícil. Mas é um trabalho que vale a pena no final.”